Viele Wege führen bekanntlich nach Rom, und auch bei Office 365 gibts – zumindest für nen Neuling wie mich, immer wieder interessante Funktionen zu entdecken und damit neue Möglichkeiten, hier den Mailempfang zu organisieren. Heute geht’s um unterschiedliche eMail Konten, Alias für seine Mailbox, Verteilerlisten, externe verbundene eMail Konten und freigegebene Postfächer. Vielleicht findet das ja ausser mir noch jemand lesenswert…
Die Grundlage ist ein kostenpflichtiges Exchange Konto, das jeder zahlende Nutzer in seinem Abo enthalten hat, damit kann ich zunächst nur eine eMail Adresse abdecken: ich@meinedomäne.de (ok, zwei: ich@meinname.onmicrosoft.com ist auch noch mit drin). Wenn ich jetzt zuviel Geld hätte, könnte ich jetzt einfach für jede weitere eMail Adresse einen weiteren Nutzer anlegen und ein kostenpflichtiges Abo dazu buchen, aber das wird dann schon ein bissl teuer. (Nutzer der E-Tarife könnten eventuell verbilligte Exchange-Kiosk Lizenzen (Exchange Oline 1/2 oder Kiosk-Tarif) dazu buchen, Nutzer im P-Tarif bekommen jedoch die Kiosktarife nicht angeboten).
Also muss es noch was anderes geben, um weitere eMail Adressen nutzbar zu machen. Und das gibt es auch: die einfachste Variante ist der
eMail Alias:
Office365 unterstützt bekanntlich kein CatchAll. Als CatchAll bezeichnet man die Funktion, die eMails einsammelt, die an nicht existente Nutzer geschickt wurden. Wenn also jemand an webmaster@meinedomäne.de ne eMail schicken möchte und es gibt kein Postfach für einen webmaster@meinedomäne.de, dann wird diese eMail bei Office365 niemals ankommen.
Um jetzt nicht für jede mögliche eMail Adresse, über die man Post empfangen möchte, eine kostenpflichtige Exchange Lizenz zu verbraten, kann man sich mit den eMail Alias behelfen. eMail Aliase lassen sich in den Exchange Einstellungen eines Benutzerkontos in Office365s AdminInterface in beliebiger Anzahl hinzufügen.
eMail Alias in Office365 > Exchange E-Mail Optionen
Nehmen wir an, ich habe ein Postfach ich@meinedomäne.de und wir legen da nun zusätzlich den Alias webmaster@meinedomäne.de drauf, dann landen künftig auch eMails, die an webmaster@meinedomäne.de geschickt werden, unverzüglich bei mir mit im Postfach. Prima. Die Sache hatte aber einen Haken: wenn ich jetzt auch noch mit der Adresse webmaster@meinedomäne.de antworten will, dann geht das nicht. Gesendete eMails werden immer nur über die primäre eMail Adresse verschickt, nicht über einen hinzugefügten eMail Alias.
Die Anleitung zum Anlegen eines eMail Alias in Office365 findet man hier: http://help.outlook.com/de-de/140/cc875965.aspx
Verbundene Konten:
Wie bei vielen anderen Mailsystemen auch, kann man in Office365 auch zusätzliche eMail Postfächer, die man bei anderen Providern liegen hat, abrufen und die dort enthaltenen Nachrichten in Exchange importieren.
Beispiel: neben ich@meinedomäne.de hab ich auch noch ein Postfach ich@me.com – damit ich nicht beide Postfächer separat immer abklappern muss, füge ich ich@me.com als verbundenes Konto zu meinem Exchange Postfach hinzu.
Bei Office 365 sind es bis zu 5 verbundene Konten, die man kostenlos zu seinem kostenpflichtigen Exchange Konto hinzufügen kann. Diese externen Konten können entweder per IMAP oder aber per POP3 abgerufen werden. Einmal pro Stunde prüft Exchange dann automatisch, ob in den verbunden Konten neue eMails eingetroffen sind und wenn ja, werden diese abgeholt und ins Exchange Postfach importiert.
Im Unterschied zu den Aliase oben ist es bei verbunden Konten jedoch durchaus möglich, mit der eMail Adresse des verbundenen Kontos zu senden. Dazu wählt man vor dem Absenden der eMail einfach die gewünschte Adresse durch Klick auf den VON: Button. Der Nachteil der Umsetzung der verbunden Konten ist die lange Verzögerung, bis neu eingetroffene eMail zugestellt werden: Office365 prüft nur einmal pro Stunde, im schlechtesten Fall dauert es also eine Stunde, bis eine Nachricht aus dem verbundenen Konto in Exchange eintrifft. Nicht wirklich schnell das Ganze. Ebenso störend: verschickt man eine Nachricht über das eingebundene Konto, so kommt die beim Empfänger mit dem Hinweis an “versandt im Auftrag von..”.
Die Anleitung zum Einrichten verbundener eMailkonten in Office365 findet sich hier: http://help.outlook.com/de-de/140/cc511377.aspx
Verteilerlisten (engl. “Distribution Lists”):
Eine Verteilerliste – oder auch Verteilergruppe – ist, wenn man so will, eine Sammelstelle für eingehende eMails. Verteilerlisten können beliebig viele angelegt werden und kosten nix extra. Die Verteilerliste bekommt eine eigene eMailadresse, z.b. info@meinedomäne.de und dieser Verteilerliste fügen wir nun mindestens eines oder auch mehrere unserer Exchange Konten (nur nebenbei: oder auch einen externen Kontakt) als Mitglieder zu, z.b. mein Postfach ich@meinedomäne.de.
Sendet nun jemand eine eMail an info@meinedomäne.de, dann landet diese ohne Verzögerung in meinem Postfach ich@meinedomäne.de. Soweit ist das wenig spektakulär.
Interessant ist das aus folgenden Gründen:
- Erstens kann die Verteilerliste mehrere Empfänger (eigentlich heissen die Mitglieder) beinhalten, die dann alle eine Kopie der Nachricht bekommen.
- Und zweitens kann ein Mitglied der Liste deren eMail Adresse auch als Absenderadresse nutzen, allerdings muss man dazu über die recht kompliziert zu nutzenden Windows Powershell das Senderecht einstellen, das ist nicht ganz einfach und kann nicht über das bequeme Admin Webinterface gemacht werden.
- weiteres Detail am Rande: so versendete Nachrichten zeigen den Hinweis “versendet im Auftrag von” an, das ist manchmal etwas störend.
- Wie eingangs schon mal kurz angesprochen, Mitglied einer Verteilergruppe kann auch ein externer Kontakt sein. Erstellt man sich einen externen Kontakt max.muster@web.de so kann man mit einer Verteilerliste eine simple, klassische eMail Weiterleitung einrichten, aber dazu mehr in meinem Post über die Weiterleitungen in Office365
Eine Anleitung zum Einrichten von Verteilergruppen gibts es hier: http://help.outlook.com/de-de/140/ms.exch.ecp.newdistributiongroup.aspx - die Anleitung zum Erteilen der Sendeberechtigung findet man hier: http://help.outlook.com/de-de/beta/ee441202.aspx?sl=1
Freigegebene Postfächer (engl. “Shared Mailbox”):
Davon wissen die wenigsten Office365 Nutzer: man kann sich kostenlose sogenannte freigegebene Postfächer anlegen, die allerdings nur maximal 5 GB gross sein dürfen. Diese Postfächer können nun für einzelne (oder mehrere) Benutzer freigegeben werden und erscheinen als zusätzliche Ordner in Outlook / OWA.
Auch diese Postfächer erhalten eine eigene eMail Adresse, z.b. helpdesk@meinedomäne.de. Der Clou daran ist, dass mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieses Postfach Zugriff haben können, wenn also der Kollege auf den Hilferuf schon geantwortet hat, dann sehe ich das als zweiter Benutzer dieses Postfachs sofort.
In OWA greift man auf so ein freigegebenes Postfach zu, in dem man
- auf seinen Namen oben rechts im OWA klickt
- dann auf Anderes Postfach öffnen klickt
- und den Namen des Postfachs in unserem Beispiel “helpdesk” in die hier nicht abgebildete dann aufpoppende Textbox eintippt..
Auch bei freigegebenen Postfächern erfolgt die Übermittlung ohne Verzögerung, auch hier kann ich das Senderecht erteilen und so auch über helpdesk@meinedomäne.de eMails versenden und das dieses Mal sogar ohne den “Im Auftrag von..” Hinweis. Aber der grosse Nachteil davon ist: die müssen komplett von Hand mit der Powershell eingerichtet werden – das ist nicht einfach.
Letztendlich sind die freigegebenen Postfächer nix anderes, als auf 5 GB beschränkte, normale Exchange Konten, ohne das dahinter ein kostenpflichtig lizenzierter User steckt, es hat keinen Login wenn man so will - nutzen kann so ein Gruppenpostfach also nur, wer ein kostenpflichtiges Exchange Konto (ich@meinedomäne.de) hat, sich damit anmeldet und dann zum freigegebenen Postfach rüber wechselt.
Eine Anleitung zur Erstellung von freigegebenen Postfächern findet sich hier: http://help.outlook.com/de-de/beta/ee441202.aspx?sl=1 oder in meinem Blogpost: Einrichten einer Shared Mailbox in Office365
Kleines Fazit:
Wie man sieht, es gibt mehrere Möglichkeiten, wenns ums Empfangen von eMails (und das Nutzen verschiedener Antwort-/Emailadressen) geht, Alle Varianten haben ihre Stärken aber leider auch ihre Probleme. Unterm Strich wird hier durchaus viel geboten, aber die konkurrierenden Mailsysteme, gerade die klassischen Systeme aus der Linux Welt oder Exchange Server “on premise” im Büro haben dann im Detail doch noch etwas die Nase vorn. Die Verzögerung bei verbundenen Konten und das “gesendet im Auftrag von” sind zwei Punkte, die manchem etwas sauer aufstoßen könnten. Was meiner Meinung gar nicht geht, ist gerade für die mit P1 umworbenen Nicht-Techies, wahnsinnig umständliche Konfiguration via Powershell für Freigegebene Postfächer und SendAs Rechte. Da sollte Microsoft schnellstens nachbessern, dass man auch ohne IT Diplom sowas einrichten kann.