Mischbetrieb POP3/IMAP und Office365 Exchange Konten

Nutzung von Office365 Exchange Postfächern zusammen mit kostenlosen POP3/IMAP Konten des bisherigen Providers unter der selben Domäne? Ja, das kann gut Geld sparen, aber offiziell unterstützt es Microsoft nicht, die einzige Art von Koexistenz die Microsoft offiziell supported ist mit einem on-premise Exchange Server im eigenen Haus. Aber es geht trotzdem! Man bucht die “teuren” Office365 Konten nur für die Benutzer, die es tatsächlich brauchen, alle anderen Nutzer benutzen weiterhin die Postfächer, die beim Homepage Provider eh schon inklusive sind. Und so geht das…

1. Zunächst einmal müssen wir unsere Domäne meinefirma.de in Office365 verfizieren. Ohne Verifizierung geht gar nichts. Dazu starten wir, falls nicht eh schon längst erledigt, den “Domäne hinzufügen” Assistenten in Verwaltung > Domänen auf der Administrator im Office 365 Portal und folgen den Anweisungen, bis die Domäne erfolgreich verifiziert (“überprüft”) werden konnte.

2. Nachdem die Domäne verifiziert wurde, schlägt Office 365 neue Nameservereinträge vor, die beim bisherigen Provider vorzunehmen sind. Im P-Tarif iwäre das die Redelegation zu den MS Nameservern, in den E-Tarifen ein neuer MX Eintrag. Das lassen wir allerdings erst mal sein und brechen den weiteren Setupvorgang für die meinefirma.de in Office365 an dieser Stelle erst mal ab.  Die Nameserver Einträge vor allem der MX Eintrag muss weiterhin auf den alten Provider zeigen.
3. Zumindest einen neuen DNS Eintrag sollten wir allerdings setzen, und zwar den CNAME Eintrag für Autodiscover, der geht nach dem folgenden Muster:
   autodiscover.meinefirma.de IN CNAME autodiscover.outlook.com
   Die Nutzung von Office 365 ohne Autodiscover ist zwar möglich, aber sehr umständlich. Eine Anleitung zur manuellen Konfiguration von Outlook für Office365 ohne autodiscover findet sich hier. Gerade wer auch Lync nutzen will, liest sich am besten auch noch den Artikel über die anderen DNS Einträge für Office365 in einer Teildelegation durch. Aber bitte dran denken, der MX Eintrag muss weiterhin auf den alten Provider zeigen!
4. Nun müssen wir uns schnell um die Benutzer in Office 365 kümmern. Der Benutzer braucht 2 eMail Adressen:
   1. einmal seine “korrekte eMailadresse” max.muster@meinefirma.de – eingetragen als primäre eMail Adressein Office 365

   2. und eine Zweite Adresse - gerne die max.muster@firma.onmicrosoft.com die als Alias dem Office365 Nutzerkonto des Herrn Muster zugeordnet sein muss. Die Alias Adressen verstecken sich hier in den “Weitere” Einstellungen > Postfacheinstellungen ändern
      

      Achtung in Wave 15 “blau” ist das Anlegen eines Alias in den P-Plänen, den SmallBusiness und die HomePremium Tarif verbockt, wie es trotzdem geht, steht hier: Alias in Wave15 P-Plan anlegen

       

   4. dort angekommen tragen wir die Max.Muster@firma.onmicrosoft.com als Alias Adresse ein

5. Nun richten wir im WebAdmin-Interface, Kundencenter oder ControlCenter oder wie Ihr Provider es auch nennen mag eine automatische Weiterleitung von max.muster@meinefirma.de an max.muster@firma.onmicrosoft.com ein. Auf diese Weise gelangen alle ankommenden Nachrichten in das Exchange Postfach, obwohl der MX Eintrag weiterhin auf den alten Provider zeigt.
6. Da wir Herrn Musters primäre eMail Adresse in Schritt 4.1 bereits als max.muster@meinefirma.de in Office365 eingerichtet haben, werden alle Nachrichten die Herr Muster über Office365 versendet mit seiner korrekten Absenderadresse max.muster@meinefirma.de verschickt.
7. Jetzt bleibt nur noch eines zu tun: wir müssen Office365 noch sagen, dass es neben den Office365 eMail Postfächern auch noch Postfächer für meinefirma.de auf einem anderen Server gibt, dazu müssen wir in den Exchange Optionen > Alle Optionen > Meine Organisation verwalten >  E-Mail-Steuerelement >Domänen & Schutzden Domänentyp von “Gehostet” auf “Freigegeben” ändern.

   (Wenn wir diesen Schritt vergessen sollten, kann Herr Muster seinen Kollegen mit Postfächern auf dem Mailserver des alten Providers keine eMails schicken, die würden dann alle als Unzustellbar zurückkommen.)

8. Soweit fertig – idealerweise schaut man jetzt noch nach dem SPF Eintrag

Der SPF Eintrag:

Ein SPF Eintrag ist im weiteren Sinne ein Spamschutz, es ist ein Eintrag vom Typ TXT im Nameserver Ihrer Domäne, der angibt, welche Mailserver authorisiert sind, in “Eurem” Namen eMails zu versenden. eMails von einem nicht authorsierten Mailserver, also Mailserver, die nicht im SPF Eintrag aufgeführt sind, werden als Spam aussortiert oder komplett abgewiesen. Nutzt man einen SPF Eintrag, muss dieser also korrekt alle verwendeten Mailserver beinhalten, ansonsten schadet der SPF mehr als er hilft.

Die Frage ist nun, welchen SPF Eintrag muss ich in dieser Misch-Konfiguration aus Mailboxen beim Provider und Mailboxen bei Office365 nutzen? User Andreas (vielen Dank dafür) hat eine sehr gute Anleitung bzgl. der SPF Eintrags Problematik in den Kommentaren gepostet, die hier hier an prominenter Stelle hervorheben möchte:

Zum Erstellen eines korrekten SPF Eintrags müsstest Du einmal nachschauen, ob ein SPF Eintrag für deine Domain vorliegt. Z.B. mit http://network-tools.com, Punkt bei “DNS Records” setzen und dann deinen Domainnamen eingeben, den Du als Absenderadresse nutzen möchtest.

Schaue dann einmal, ob schon ein TXT Eintrag existiert, der mit v=spf1 beginnt.

Falls er existiert, kopierst Du ihn Dir in ein Textdokument und fügst an die Stelle nach v=spf1 eine Leerstelle, gefolgt von include:outlook.com ein.

Also wenn vorher da stand:

v=spf1 mx a include:smtp.provider.de ip4:12.23.45.67  ~all

sollte hinterher:

v=spf1 include:outlook.com mx a include:smtp.provider.de ip4:12.23.45.67  ~all

da stehen.
Gibt es noch keinen TXT Eintrag, der mit v=spf1 beginnt, dann benutzt Du im weiteren Verlauf einfach folgenden:

v=spf1 a mx include:outlook.com ~all

Jetzt musst Du den Eintrag in den Nameservereinstellungen Deiner Domain bei Deinem Provider ändern und den neuen Eintrag als Typ TXT hinzufügen oder ändern. Das geht leider immer unterschiedlich, so dass man hier keine allgemeingültige Erklärung geben kann. Solltest Du nicht wissen, wo man das einstellt, einfach den Provider fragen. 

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